Cela fera 20 ans cette année que j’ai commencé à m’intéresser à Microsoft Access. A l’époque, je sortais tout juste d’une formation d’ingénieur en acoustique et n’avais approché la programmation informatique que par le biais d’une à deux heures de cours par semaine. Cela ne représentait rien à côté de mes camarades inscrits en MIAGE, voie royale de l’informatique dans les années 90.

Depuis, je n’ai cessé d’observer un phénomène pour le moins étonnant : Microsoft Access est souvent considéré comme un produit de sous-informatique, réservé pour beaucoup aux utilisateurs qui n’ont pas d’argent à dépenser et aux informaticiens qui n’ont pas fait les grandes écoles.

Ainsi, dès lors que l’on évoque Access pour répondre à un besoin, la tendance est parfois de monter sur ses ergots : Access, ce n’est pas de l’informatique ; c’est du bidouillage.

Des causes de cette mauvaise réputation

Loin de moi l’intention d’accuser quiconque d’avoir des œillères, je préfère chercher de façon objective les causes de cette mauvaise réputation. Pour cela, plusieurs années passées à fréquenter des comités de pilotage informatique me donnent quelques éléments de réponse.

Tout d’abord, l’une des particularités d’un développeur Access est qu’il travaille souvent seul. Pour construire un logiciel sous Access, point n’est besoin de mobiliser une grosse équipe d’informaticiens, de chefs de projet, d’organisateurs. Un développeur suffit en général.

De plus, n’importe quel utilisateur peut commencer à manipuler Access en se formant tout seul, en autodidacte. Ceci parce qu’il est possible de se construire quelques écrans de saisies et reportings sans faire de programmation, en utilisant simplement les assistants. Evidemment, ce n’est qu’un début qui ne donne accès qu’à des fonctionnalités de base – saisie de données, impression de listes avec critères de recherche, requêtes – mais cela peut suffire avant de sauter le pas de la programmation et construire des applications plus évoluées. Ainsi, je ne compte plus le nombre d’applications Microsoft Access dont on m’a confié les évolutions alors qu’elles avaient été créées initialement par quelqu’un dont ce n’était nullement le métier : un comptable, un ingénieur commercial, un actuaire, une photographe. Il va sans dire que ces personnes n’avaient pas toujours respecté les méthodologies de programmation informatique et les conventions habituelles du métier de développeur.

Enfin, le déploiement d’une solution Microsoft Access se fait par simples copies de fichiers. Pas de programmes d’installation à gérer, peu d’impacts et de conflits éventuels avec d’autres outils informatiques. Il est extrêmement rare de devoir faire appel à un technicien informatique pour résoudre un problème lié à l’utilisation de Microsoft Access.

Il découle de cela que le développeur Access a la particularité de pouvoir travailler indépendamment des informaticiens qui l’entourent. Les contacts avec les futurs utilisateurs du logiciel lui suffisent. Enfin, il est peu soumis aux contraintes d’un environnement informatique.

Or, l’informatique est aujourd’hui l’un des piliers d’une entreprise. Les membres de la direction ont besoin de savoir ce que font leurs informaticiens ; ils ne peuvent accorder leur confiance a priori. C’est normal : la sécurité de leur activité est à ce prix.

Le choix devient cornélien : soit se priver du potentiel de Microsoft Access, soit s’entourer de développeurs sachant s’adapter aux contraintes de l’entreprise.

Ces entreprises qui ont compris le potentiel de Microsoft Access

Hormis la confiance, deux autres questions demeurent essentielles : délais de réalisation et coûts.

Pour des raisons que j’expliquerai dans un prochain article, les coûts de réalisation d’un logiciel développé sous Access sont très compétitifs, sans dégradation de la qualité. Quant aux délais, ils sont en général plus courts que sur d’autres technologies. Dès lors, certaines entreprises ont compris que ces éléments justifiaient qu’on s’attarde sur ce produit. Puis elles ont rapidement constaté que le choix dépendait simplement du contexte : si les bases de données Access ne répondent pas aux besoins impliquant de très nombreux utilisateurs et de gros volumes de données, elles sont en revanche particulièrement adaptées aux configurations familiales et aux PME, ainsi qu’aux services à taille humaine des grandes entreprises.

Ainsi, au cours de mes pérégrinations dans quelques PME et grands groupes, j’ai eu l’occasion de constater que certains esprits clairvoyants avaient compris les avantages que pouvait présenter Microsoft Access.

En 2004, par exemple, je pilotais au LCL des projets Access – Excel. Cette banque avait décidé de proposer des solutions informatiques légères, peu coûteuses et mises en place rapidement, pour des besoins limités à peu d’utilisateurs. Et je pourrais aussi évoquer les AGF ou la MAIF qui se sont inscrites dans la même démarche.

Quant aux PME, leur problématique est souvent différente : acheter un logiciel du marché qui offre des fonctionnalités standard ou, à l’inverse, exiger que ce soit l’outil qui s’adapte à leur métier. Access répond bien évidemment à la seconde option.

Choisir Microsoft Access à bon escient

Access ne mérite donc pas sa réputation de mouton noir de l’informatique. Il s’agit simplement d’un outil qui peut être préconisé dans certains contextes.

Pour savoir si Microsoft Access est apte à répondre à un besoin de solution informatique, les critères sont nombreux : nombre d’utilisateurs, confidentialité des données, volumes à traiter, utilisation en mobilité, etc.

Mais il convient surtout de retenir que le choix d’une solution de base de données ne devrait jamais être conditionné à la taille de l’entreprise ou à des querelles d’experts. C’est bien la façon dont vous souhaitez gérer vos données qui déterminera si vous devez plutôt faire appel à Oracle, Access ou encore à une solution sur internet.

Alors viendra le choix du programmeur apte à réaliser le logiciel dont vous rêvez.